史上最全的Excel自定义格式完全教程

设置单元格格式在Excel中应该来说是一种司空见惯的操作,几乎任何接触到Excel的人都会用到这一功能,但是能把单元格格式(特别是自定义格式)用好、用高级的人却凤毛麟角。

灵活利用 Excel 自定义格式,我们可以完成一些看起来非常神奇、非常高级的效果,比如:

①条件格式

②巧加单位

③输入提速

……

这么好用的工具,多数人因为害怕长长的格式代码而放弃。事实上,自定义格式代码并没有想像中那么困难,只要掌握了它的规则,任何人都可以很容易读懂和书写格式代码。

接下来星爷就由浅入深,从0到1详细讲解 Excel 单元格自定义格式关键技术,相信看完本篇教程,你会惊呼:原来Excel自定义格式可以这样玩!

001 自定义格式概述

01 调出单元格格式对话框

选中需要设置格式的单元格,按「CTRL+1」快捷键打开「设置单元格格式」对话框。

在对话框的第一个分区「数字」中,左侧的「分类」列表中有常规、数值、货币等项目,这些项目时预设的格式,根据提示很容易掌握。

我们重点要学习的就是最后一项「自定义」格式,选择「自定义」格式后,在右侧的「类型」编辑框,可以输入自定义格式代码。同时,可以看到下面有很多系统预设的代码。

我们可以直接使用这些预设的代码,也可以根据代码的规则,写出更加符合实际需求的代码。

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需要特别说明的是:「自定义数字格式」并不会改变数值本身,只改变数值的显示方式(事实上所有类型的单元格格式都只是改变了数值的显示方式)。

如果需要在改变格式的同时也改变实际内容,需要借助TEXT或其他函数来实现。

02 自定义格式区段

自定义格式代码,共有四个区段,在代码中,用分号来分隔不同的区段,每个区段的代码作用于不同类型的数值。完整格式代码的组成结构为:

在没有特别指定条件值的时候,默认的条件值为0,因此,默认情况下格式代码的四个区段对用的对象是这样的:

正数格式;负数格式;零值格式;文本格式

实际使用中,自定义格式代码的四个区段不一定全部使用,这四个区段使用一部分的情况,代码的结构如下表所示:

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002 自定义格式基础字符

自定义格式代码是由占位符构成的,各种各样的占位符就像是自定义格式中通用语言一样,Excel能很好地识别有占位符组成的语言。因此,掌握了占位符就相当于掌握了自定义格式代码。

输入格式代码的方法:

①「CTRL+1」快捷键打开「设置单元格格式」

②在数字分区→「自定义」→「类型」,在类型编辑框,即可输入格式代码,如图输入的格式代码为:#,##0

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另外,在示例处可以时时预览格式的效果。下文所讲的所有字符都是按照上述方式进行填写,就不在赘述。

01、”G/通用格式”

注释:以常规的数字显示,相当于”分类”列表中的”常规”选项。

代码:G/通用格式。

效果:52 显示为 52;52.5 显示为 52.5

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02、 “#”

注释:数字占位符。只显有意义的零而不显示无意义的零。小数点后数字如大于”#”的数量,则按”#”的位数四舍五入。

代码:###.##

效果:181.2 显示为 181.2, 18.4328 显示为 18.43

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03、”0″

注释:数字占位符。如果单元格的内容大于占位符,则显示实际数字,如果小于点位符的数量,则用0补足。

代码:00000。

效果:5201314 显示为 5201314;521 显示为 00521

(5201314的位数大于占位符的位数,因此显示实际数字;520的位数小于占位符位数,因此用0补足)

用0补足的情况,不能改变原有数字的大小,因此整数部分0补足在前面,小数部分,0补足在后面。

比如:代码00.000。520.13显示为 520.130, 5.2显示为05.200

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从上图可见,可以利用代码0来让数值显示前导零,并让数值固定按指定位数显示。下图是使用#与0组合为最常用的带小数的数字格式。

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04、”?”

注释:数字占位符。在小数点两边为无意义的零添加空格,以便当按固定宽度时,小数点可对齐;也可以用于具有不同位数的分数。

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05、”@”

注释:文本占位符。如果只使用单个@, 作用是引用原始文本;如果使用多个@, 则可以重复文本。

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注意:@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置

06、”*”

注释:重复下一次字符,直到充满列宽

代码:@*-。123 显示为 123——————-

07、”,”

注释:千位分隔符

代码 #,### 。12000 显示为 12,000

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08、”\”

注释:用文本格式显示接下来的字符。”文本”:显示双引号里面的文本;”\”:用文本格式显示接下来的字符。和 “” 用途相同都是显示输入的文本, 且输入后会自动转变为双引号表达。

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09、[]

注释:条件格式代码。可以将条件或者颜色(颜色代码也是一种条件)写入[],从而实现自定义条件。

(默认情况下自定义格式的四个区段的条件是固定的,即分别为”正数格式;负数格式;零值格式;文本格式”,使用[]可以自行设置每个区段的条件)

可以根据单元格内容判断后再设置格式。条件格式化只限于使用三个条件,其中两个条件是明确的,另个是“所有的其他”。

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10、颜色

注释:用指定的颜色显示字符。可有八种颜色可选:红色、黑色、黄色、绿色、白色、蓝色、青色和洋红。

代码:[蓝色];[红色];[黄色];[绿色]

效果:显示结果为正数为蓝色, 负数显示红色, 零显示黄色, 文本则显示为绿色

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注:颜色代码的另一种方式

[颜色N]:是调用调色板中颜色, N 是 0~56 之间的整数。

代码:[颜色1];[颜色2];[颜色3];[颜色4]

效果:显示结果为正数为调色板上第1种颜色……

11、时间和日期代码

“YYYY”或”YY”:按四位(1900~9999)或两位(00~99)显示年

“MM”或”M”:以两位(01~12)或一位(1~12)表示月。

“DD”或”D”:以两位(01~31)或一位(1-31)来表示天。

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12、“_”

注释:在数字格式中创建N个字符宽的空格

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13、空

注释:表示隐藏

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最后,这些代码可以进行组合使用,从而创建出更加复杂的自定义格式。

003 典型应用

01、巧显示单位

如果将数值和单元写在同一个单元格中,那么数值将变为无法参与计算的文本形式,这在Excel数据表中是不允许的,如果确实需要显示单位,可以这样处理。

选中需要设置单位的数值列→“Ctrl+1”组合键→“自定义”→“类型”,在原有的“G/通用格式”后面加上单位即可,如图所示,所需要显示的单位为“台”。

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这样设置之后,单元格中的显示为“数值+单位”,但是实际上单元格中只有数字,格式为数值格式,可以参与数学运算,如图所示。

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02、颜色分明

如图我们希望评价各个指标的达成情况,对于达成率>=1的指标,使用“绿色”显示;达成率>=0.95的指标,使用“黄色”指标显示;低于0.95的用红色显示。

选中所需的单元格区域,自定义格式代码中写入代码

[绿色][>=1];[黄色][>=0.95];[红色]

则各个指标会根据设置的代码显示对于的颜色。

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03、输入提速

当在想工作表中录入数据时,如果遇到大量重复录入的情况,我们可以将一部分数据作为固定值进行显示。

比如我们编写代码:

“微软股份有限公司@”

现在,单击刚才选中的单元格区域中一个单元格,并在其中输入“销售部”几个字,按下回车键后,这个单元格中出现的是“微软股份有限公司销售部”。

这样就能大幅提高输入的效率。

04、条件格式

在Excel 自定义数字格式中用户可以进行条件格式的设置。当单元格中数字满足指定的条件时,Excel 可以自动将条件格式应用于单元格。

可以根据单元格内容判断后再设置格式。条件格式化只限于使用三个条件,其中两个条件是明确的,另个是“所有的其他”。

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05、显示为密文

在Excel 工作表中,有时为了表格的美观或者别的因素,我们希望将单元格中的数值隐藏起来,这时我们使用“;;;”(三个分号)的自定义数字格式就可达到此目的。

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注:这样单元格中的值只会在编辑栏出现,并且被隐藏单元格中的数值还不会被打印出来,但是该单元格中的数值可以被其他单元格正常引用。

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