Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

有些问题,对于已经掌握诀窍和方法的人来说,是小菜一碟。对于生手来说,可能就得耗掉半条命才能搞定。

使用 Office 软件办公时,就有很多这样的操作。如果你不知道,就得折腾半天,而一旦知道了,1秒钟就能解决问题。下面以 Word 为例:

01 重复打印表头

文档中有一个很长很长的表格,跨过 20 个页面。要让每个页面都有一个标题行,方便浏览,怎么做?

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

不少人复制标题行,然后一页一页的粘贴。

如果知道下面这个按钮,手工党就会发现以前的自己有多傻。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

操作步骤:点击标题行-【表格工具栏】-【布局】-【重复标题行】。

02 多级标题

标书、论文等超长文档的排版,最头疼的就是多级标题的编号问题了。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

我以前也曾经傻傻的一个个手打。结果要删除增加内容时,差点没把自己累死。后来不经意发现舍友的文档标题编号竟然是全自动的,顿时觉得好高级啊!

原来这种标题编号,是可以直接选用的。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

03 选择格式相似文本

有很多格式类似的文字内容需要统一修改格式怎么办?一个个选中后逐个修改吗?

不不不,用一个按钮就可以批量选中所有格式类似的文本。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

04 合并多个文档

每个人分工做一部分文档,做完以后要合并到一起,普通人就只会复制粘贴。可是,如果你知道 Word 里还有一个合并文档按钮,肯定会复制粘贴的行为嗤之以鼻。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

05 批量打印

要打印一大堆的准考证、邀请函、席卡、通知单、文件夹标签,只要准备两份文件就够了。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

剩下的就交个 Word 邮件合并自动将表中的数据记录填入空模板,一键生成全部文档后直接打印就好啦。

这效率,何止百倍。

06 省纸打印

一个大学同学问我,他手头上有几十页下边这样的表格,打印出来很浪费纸。用什么函数公式可以重新整理一下这个表格,让它能够在一页纸里打印多几排呢?

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

哎 ~ 用什么函数公式啊。复制粘贴到 Word 里,点一下分栏按钮就搞定了嘛!想分多少栏就选多少栏。真的1秒钟就搞定了。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

07 省纸打印

一个大学同学问我,他手头上有几十页下边这样的表格,打印出来很浪费纸。用什么函数公式可以重新整理一下这个表格,让它能够在一页纸里打印多几排呢?

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

其实啊,这种事情,完全可以一键转化。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

08 自动生成拼音

你知道吗?汉字拼音都是可以自动生成的。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

老班长为我演示一键添加汉字拼音的功能后,我是惊呆了。这么不起眼的一个小按钮,就有这么大用处,那还得了。吓得我赶紧把它旁边的所有小按钮都试了一遍。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

09 查看版本差异

文档想要一稿就过?没门。没有被虐过的文档是不完整的。保留中间版本很有必要,万一有一天你还要用到第1版呢。

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

那么问题来了,忽然想看一看,新版和旧版之间到底改过哪些地方,怎么办呢?肉眼查找吗?千万别!Word 里有一个神奇的按钮叫……比较

Word中这9个常用操作,明明1秒就能搞定,很多人却折腾半天

操作步骤:【审阅】-【比较】。

会者不难,难者不会。以上 9 个技能全当抛砖引玉。

为您推荐